Sinds 1 januari 2026 moet elke Belgische werkgever een structurele contactprocedure voor zieke werknemers in het arbeidsreglement opnemen. Wat nu al zou moeten vast liggen is: wie contact opneemt, wanneer dat gebeurt, hoe het gedocumenteerd wordt en hoe de re-integratie opgevolgd wordt. Hiermee is het makkelijkste deel dan ook achter de rug. Je moet ook nog kunnen aantonen dat je je eigen procedure naleeft.
De meeste organisaties houden hun contactmomenten bij in een gedeeld bestand, via mail of agenda’s. Dat lijkt te werken, tot je achteraf moet bepalen of de procedure gevolgd werd. Er zijn geen verplichte velden dus elk dossier is anders ingevuld, en het resultaat hangt af van de leidinggevende. Op die manier merk je mogelijke patronen in afwezigheid niet op, vrije tekst laat zich namelijk niet makkelijk analyseren. En bij een sociale inspectie is het lastig om aan te tonen dat de procedure consistent gevolgd werd.
Wat in de praktijk het beste werkt is de registratie in een gestructureerde omgeving zetten. Met een eenvoudige low-code app, zoals met Microsoft Power apps, kan de verantwoordelijke een contactmoment in enkele klikken loggen.
Als elk contactmoment vanaf het begin gekoppeld is aan het personeelsdossier, een tijdstempel en de persoon die de actie heeft uitgevoerd, kan je achteraf eenvoudig de exacte tijdslijn reconstrueren.
Het interessante is wat je daarna met die gegevens kan doen. Zodra ze gestructureerd zijn, kan je er ook analyses op uitvoeren. Je ziet welke afdelingen opvallen, of contactmomenten effectief binnen de afgesproken termijn gebeuren, en waar re-integratie stilvalt. Inzicht wordt zo een bijproduct van een proces dat je toch al moet inrichten.
De verplichting dwingt je om iets vast te leggen. Doe je dat gestructureerd in plaats van in een bestand, dan krijg je er inzicht in je afwezigheden bovenop, en kan je aantonen dat je de procedure volgt.
Dit is regelgeving 2 van 3. Wil je ook de EU-loontransparantierichtlijn en de EU AI-Act, inclusief hoe je ze met één datafundament aanpakt